Dobrze rozwinięte umiejętności organizacyjne są z pewnością przydatne, jednakże przeznaczanie zbyt dużej ilości czasu na przygotowanie i zgłębienie każdego szczegółu skraca czas na wykonanie zadania lub opóźnia jego rozpoczęcie.

Tak dzieje się u perfekcjonistów, którzy troszczą się nadmiernie o strukturę, organizację i porządek. Przygotowując się tworzą wiele zestawień, katalogów, spisów, później je aktualizują i udoskonalają i nie zostawiają sobie wystarczająco dużo czasu na wdrożenie tego, co skrzętnie przygotowali.

Organizowanie i przygotowanie, które miało ułatwić działanie, wdrożenie czy realizację, staje się celem samym w sobie. Przyczyną takiego działania jest tendencja perfekcjonistów do zbytniej szczegółowości w fazie przygotowawczej.

Z ELASTYCZNOŚCIĄ DO LISTY ZADAŃ

Lista zadań do wykonania w danym dniu ma z założenia pomagać. I taka będzie, jeśli traktuje się ją elastycznie oraz gdy na zaplanowane czynności zarezerwuje się około sześćdziesięciu procent czasu przeznaczonego na pracę. Takie podejście oznacza akceptację dla pojawiających się zmian, które mimo, że zaburzają rytm pracy to nie wytrącają z równowagi. Rezerwa czasowa staje się buforem na stres, gdy wpada nieprzewidziana sprawa lub wydłuża się czas potrzebny na załatwienie bieżącego tematu.

Perfekcjoniści natomiast mają tendencję do tworzenia szczegółowej (i często zbyt długiej) listy zadań, które szczelnie wypełniają cały czas przeznaczony na pracę. W takim planie dnia trudno o miejsce na nowe wątki. I gdy perfekcjonista dostaje tzw. wrzutkę lub wskakuje jakaś paląca sprawa, to ich misterny plan rozpada się. Wtedy łatwo o stres i utratę sprawczości.

WYSTARCZAJĄCO

Perfekcjoniści zbyt mocno koncentrują się na organizowaniu działań, zbieraniu danych i kategoryzowaniu ich. Tym czynnościom poświęcają za dużo czasu pozostając dłużej niż standardowo w fazie koncepcyjno – przygotowawczej. Perfekcjoniści cenią sobie zasadę dopinania spraw na ostatni guzik. Problem w tym, że często lubią to robić samodzielnie przytłaczając się liczbą zadań i szczegółów.

Poczucie odpowiedzialności i kontroli utrudnia perfekcjonistom powierzenie zadań innym lub ich delegowanie. W konsekwencji perfekcjoniści kończą przygotowania w ostatniej chwili i wpadają w fazę  wdrożenia z biegu i w niedoczasie. Inną negatywną konsekwencją jest to, że perfekcjoniści mogą utknąć w fazie przygotowań i przesadnie odwlekać działanie, a w nawet w ogóle go nie rozpocząć.

Radą dla perfekcjonistów jest proporcjonalne rozplanowanie czasu między przygotowanie i wykonanie. Istotne jest też określenie priorytetów, deathline’u na zebranie danych i zakresu gromadzonych informacji.

Aby to się powiodło perfekcjoniści potrzebują zaprzyjaźnić się z pojęciem „wystarczająco”, aby w fazie przygotowania analizować jedynie wystarczająco szeroką ilość danych i robić to z wystarczająco dogłębną wnikliwością.

SZCZEGÓŁ, NIE CAŁOŚĆ

Nadmierna pedanteria w trzymaniu porządku i organizowaniu spraw kieruje uwagę perfekcjonistów  ku szczegółom w wyniku czego może im umknąć obraz całości. Koncentrując się na poszczególnych aspektach jakiegoś przedsięwzięcia czasami „drzewa zasłaniają im las”.

Pomocne pytania:

• Na co możesz przeznaczyć czas zamiast robić szczegółową analizę np. przed dokonaniem zakupu?
• Co zyskasz mając wystarczający okres czasu na działanie?
• Jeśli myślisz, że rzeczy mogą być ułożone tylko w tej jeden „właściwy” sposób, to jakie są te „niewłaściwe” sposoby? Który z nich mógłbyś wypróbować i co wtedy zyskasz?
• Czy możesz przetestować niezwracanie uwagi, gdy ktoś wykonuje czynność w inny sposób niż ten, który Ty uważasz „za właściwy”?

Przeczytaj też inne artykuły o perfekcjonizmie:

Błąd – o podejściu do błędów

Idealnie – o stawianiu zbyt wygórowanych standardów

Wierzę w siebie, ale… – o wątpieniu we własne umiejętności